Hľadáme office asistenta/asistentku

 

 

Názov pozície: Office asistent/asistentka

Lokalita: Bratislava, Bratislavský kraj

Typ pracovného pomeru: plný úväzok

Sektor: operations

Plat: od 1200 € brutto (viac v závislosti od skúseností kandidáta)

Kontakt na zaslanie životopisu: info@tvojbuddy.sk

 

 

PROFIL OSOBY

 

Milá, usmievavá, ochotná osoba, schopná otvorené a priateľsky komunikovať, schopná pracovať samostatne, plniť uložené úlohy, ale aj pochopiť a vyhodnotiť, že niektoré úlohy môžu vzniknúť alebo vznikli mimo zadania, a aktívne ich zastreší alebo komunikuje so zodpovednými osobami, organizačne zdatná, zdatná v slušnej externej komunikácii, motivovaná sa učiť a rásť s pribúdajúcou obtiažnosťou úloh. Schopná porozumieť a vyhodnotiť dôvernosť informácií. Neskôr v čase (rozvojová možnosť) schopná prevziať aj manažment vzťahov s dodávateľmi a externými spolupracovníkmi, a rovnako aj plniť určité úlohy ako HR partner pre ostatných zamestnancov.

 

 

POPIS ZÁKLADNÝCH AKTIVÍT

 

  • Administratívna a organizačná podpora pre vedenie organizácie,
  • Vedenie a evidencia pokladne, hmotná zodpovednosť za prevzaté peňažné prostriedky v hotovosti,
  • Evidencia a koordinácia prijatých a vystavených faktúr- zodpovednosť za kompletný stav a aktuálnosť,
  • Príprava a evidencia zmlúv a z nich vyplývajúcich záväzkov (zamestnanci, darcovia, dodávatelia, školitelia, iné) - zodpovednosť za kompletný stav a aktuálnosť, 
  • Príprava podkladov k vyúčtovaniu čerpania finančných prostriedkov z grantov a dotácií, koordinácia plnenia vyplývajúcich záväzkov finančného vykazovania a externej komunikácie,
  • Evidencia dochádzky zamestnancov, príprava mzdových podkladov, zastrešenie kompletnej agendy súvisiacej s administratívou týkajúcej sa prijatia zamestnancov a ich odchodu,
  • Administratívna podpora a komunikácia s príslušnými úradmi, dodávateľmi a inštitúciami,
  • Evidencia a objednávky kancelárskych potrieb, občerstvenia a vybavenia kancelárií,
  • Evidencia a komunikácia potrieb IT hardvéru a softvéru a telekomunikačných služieb, IT porúch, starostlivosť o technické vybavenie zamestnancov cez externého IT dodávateľa, 
  • Koordinácia potrieb a povinností týkajúcich sa BOZP, ochrany pred požiarmi a ochrany osobných údajov,
  • Evidencia, triedenie a zabezpečenie odosielania a prijímania pošty a následná archivácia,
  • Evidencia, triedenie a kontrola všetkých relevantných papierových a elektronických dokumentov a priečinkov organizácie, ich pravidelnej archivácie a relevantnosti,
  • Komunikácia s externými dodávateľmi (právne, IT, účtovnícke, grafické služby a servisné, iné),
  • Podpora školení a iných podujatí (výber a zabezpečovanie externých priestorov a vybavenia) a ďalšia administratívna podpora na základe požiadaviek programového tímu,
  • Koordinovanie podriadených zamestnancov a delegovanie úloh,
  • Administratívna podpora tímu marketing a komunikácia - správa databáz a pomoc pri organizovaní podujatí a kampaní, ďalšia administratívna podpora na základe požiadaviek marketingového tímu,
  • Aktívna účasť na organizačných, manažérskych a strategických poradách, zabezpečenie zápisu z týchto porád a ich administratívnej a organizačnej podpory. 
  • Evidencia všetkých stretnutí a návštev, prípadne vítanie hosti,
  • Zabezpečenie drobných nákupov,
  • Starostlivosť o spoločné priestory kancelárie - kuchynka, zasadačky,
  • Iné činnosti podľa zadania nadriadených.

 

 

Buď BUDDY a staň sa súčasťou našej komunity

Ďakujeme, že nás chceš finančne podporiť.

€/m

V prípade, že si želáte použiť platobnú kartu American Express, prosím použite Paypal.

Amex Darovať

Potvrdením údajov súhlasíte s pravidlami používania Darujme.sk. V ďalšom kroku Vás presmerujeme na stránku, kde bezpečne vyplníte Vaše platobné údaje. Po úspešnom prijatí daru Vám zašleme informačný email. Ďakujeme!

 

Platba realizovaná systémom DARUJME.sk | powered by ĽudiaĽuďom.sk